La contratación de empleados

Tomar la decisión de contratar a los empleados es un paso importante para cualquier empresa. Como empleador, usted debe cumplir con las reglas y regulaciones de empleo y cumplir con los requisitos y los plazos con respecto a las retenciones, pagos, y presentación de informes. Le recomendamos que utilice la orientación profesional de un contador para las cuestiones fiscales, así como para asegurar el cumplimiento de todos los asuntos relacionados con los impuestos. Las notas a continuación le ayudarán a prepararse para la contratación de empleados.

 

Su Número de Identificación de Empleador (A)

Números de Identificación de Empleador, también conocida como los números de identificación tributaria, se utilizan para reportar los impuestos de retención y se aplicará en los 6-8 semanas antes de la contratación. Usted debe solicitar un EIN (SS-4) si la contratación de empleados, incorporar o hacer funcionar una asociación, administrar un plan Keogh, la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la empresa, o presentación especial, alcohol, declaraciones de impuestos de tabaco y armas de fuego. La aplicación SS-4 está disponible en irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf. Para obtener instrucciones detalladas sobre la presentación de la SS-4, ir a irs.gov/pub/irs-pdf/iss4.pdf.

 

Empleado de Verificación de Elegibilidad y Exención de Retenciones Formularios

Como empleador, usted es responsable de verificar la elegibilidad de empleo legal de cada nuevo empleado. Usted debe tener nuevos empleados completan el Formulario I-9, Empleo Verificación de Elegibilidad. Además, los empleados también deben completar el Formulario W-4, Certificado de Retención subsidio del Empleado. Estos formularios deberán ser conservados como parte de los registros del empleador. Para obtener información adicional y formularios en línea, visite el sitio web del IRS en irs.gov/businesses/small.

 

Diferencia entre empleados y contratistas independientes

Cuando una empresa contrata a empleados, la empresa debe generalmente retener los impuestos sobre la renta federales y estatales, pagar el desempleo federal y estatal, y retener así como pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre cada empleado. En contraste, si un trabajador se clasifica como un contratista independiente, estas responsabilidades se eliminan o se desplazan al trabajador.

Correctamente la clasificación de un trabajador como empleado o contratista independiente es una decisión extremadamente importante. La clasificación errónea de un trabajador puede dar lugar a pasivos financieros significativos. Muchas empresas asumen que pueden reducir su gasto y la carga de papeleo al clasificar arbitrariamente a sus trabajadores como contratistas independientes. Sin embargo, clasificación adecuada se basa en las pautas del IRS, no en las preferencias de los empleadores.

El Servicio de Impuestos Internos tiene directrices muy estrictas en cuanto a que pueden ser clasificados como contratistas independientes. Publicación Revisión IRS 15-A, Guía Tributaria Suplementaria del Empleador, para más información.

 

Responsabilidades de nómina

Los empleadores tienen varias responsabilidades relacionadas con los gastos de nómina de los empleados. Por lo tanto, usted debe tener conocimiento de las áreas de requisitos de retención de impuesto sobre la renta federales y estatales, así como de la Seguridad Social / Medicare retención.

Además, como empleador, usted es responsable de pagar su parte de los impuestos del Seguro Social y de Medicare, impuestos federales por desempleo (FUTA) y los impuestos estatales por desempleo (SUTA). Los empleadores también deben cumplir con los requisitos de presentación de informes trimestrales, así como los requisitos relativos a la frecuencia de los depósitos de impuestos de nómina.

Federal y Estado de Ingresos Impuesto de Retención
El empleador normalmente retiene impuestos sobre la renta federales y estatales de los salarios de cada empleado. Un empleador debe seguir federal y las directrices del estado en cuanto a la cantidad a ser retenida del sueldo de cada empleado. Publicación del IRS 15, Guía de Impuestos del Patrono analiza la información importante para los empleadores e incluye tablas para el cálculo de la retención de salarios federales y los pagos de rentas anticipadas ganado, así como información sobre las prestaciones y consejos.

El Departamento de Finanzas y Administración de Arkansas describe los requisitos de retención de impuestos estatales en este documento: Comenzar un nuevo negocio en Arkansas (PDF)

Seguridad Social y Medicare
Para cumplir con la Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA), un empleador debe retener parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Publicación del IRS 15, Guía de Impuestos del Patrono contiene información sobre los requisitos de impuestos de Seguro Social y Medicare.

Los empleadores están obligados a presentar un formulario W-2 con la Administración del Seguro Social de cada empleado y amueblar un W-2 a cada empleado con el fin de informar los salarios devengados. Para obtener más información, opinión Instrucciones para W-2 y W-3 publicado por el IRS.

Seguro de Desempleo Federal y Estado
Los empleadores deben cumplir con la Ley de Impuesto de Desempleo Federal (FUTA). Según FUTA, los empleadores son responsables de pagar los impuestos para compensar a los trabajadores que han perdido recientemente sus empleos. Impuestos FUTA deben ser pagados por el empleador y no deben ser retenidos de los salarios de un empleado. FUTA es pagado y depositado por separado de retenciones y los impuestos FICA.

El seguro de desempleo también se debe pagar al estado de Arkansas. Los empleadores deben establecer una cuenta de seguro de desempleo (SUTA). La tasa de seguro estatal de desempleo varía en función de la historia de la compañía. Información sobre el seguro de desempleo del estado se puede encontrar en la Departamento de Servicios de Fuerza Laboral de Arkansas sitio web.

 

Las leyes laborales aplicables

Los empleadores deben comprender los diversos reglamentos y leyes relativas a los empleados. Si va a contratar a los empleados, aprender las reglas que se aplican a su negocio. Las leyes federales, dependiendo de su volumen de ventas y número de empleados, puede suplantar las leyes estatales. Consulte con las estatales y federales Departamentos de Trabajo para aprender más. Si no está seguro de sus obligaciones, la guía de un abogado puede ser útil para ayudar a cumplir los requisitos legales.

U.S. Departamento de Trabajo

Departamento de Trabajo de Arkansas

 

Trabajadores’ Compensación de Seguros

Todos los empleadores, sin importar el número de empleados, deben comunicarse con los trabajadores de Arkansas’ Compensación Comisión determinar si están legalmente obligados a proporcionar cobertura de seguro de compensación al trabajador para sus empleados.

Seguro de compensación laboral es comprado por el empresario a partir de un proveedor de seguros. Los empleadores también deben cumplir con los requisitos de contabilización lugar de trabajo y deben cumplir con los requisitos de procedimiento y documentación en el caso de un accidente en el lugar de trabajo.

Para obtener información adicional, visitar los Trabajadores de Arkansas’ Web de la Comisión de Compensación, awcc.state.ar.us.

 

Protección al Paciente Federal (PP) y la Ley de Asistencia Asequible de 2010 (ACA)

Independientemente de su decisión de ofrecer un seguro de salud, si usted está pensando en contratar a los empleados es probable que estar sujeto a las reglas y regulaciones establecidas por la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible federal de 2010. Para evitar sanciones en caso de incumplimiento, visita healthcare.gov para aprender más sobre sus derechos y responsabilidades bajo la Ley de Cuidado de Salud Asequible.

 

Adecuados Registros de Empleados

Así como usted debe mantener un buen registro de todos los aspectos operativos de su negocio, la intención de ejercer una buena táctica de registros con sus empleados. El IRS recomienda empleadores mantengan registros de los empleados durante al menos cuatro años. Sin embargo, algunos registros pueden ser retenidos indefinidamente. Para obtener información detallada sobre qué expedientes para mantener, revisar el Registros sección del sitio web del IRS.